Внутренние коммуникации в компании: общий язык для рабочего пространства

В работе нередко возникают ситуации, когда правая рука не знает, что делает левая. Чаще всего причиной таких проблем являются проблемы внутрикомандного взаимодействия, которые серьезно затрудняют эффективность всех бизнес-процессов. Важно научиться налаживать коммуникации в коллективе, а также использовать подходящие инструменты для этого. Одним из ключевых факторов успешной деятельности организации является наличие единого информационного пространства. В данной статье мы рассмотрим, какие подходы к решению этих проблем существуют и каковы преимущества единого информационного пространства для компании.

Что такое коммуникации персонала в организации?

Внутренние коммуникации в организации представляют собой общение между всеми работниками. Процесс коммуникации настолько важен, что многие компании содержат специалистов по информационному обеспечению. Что обуславливает это явление?

Для того чтобы обеспечить действенный и четкий обмен информацией, необходимо наладить связь между руководством и исполнителями, построить эффективное взаимодействие с коллегами. Важно, чтобы общение работало во всех направлениях — от сотрудников к начальству и от начальства к сотрудникам. Это необходимо для выстраивания политики компании и повышения лояльности работников. Без коммуникативной связи каждый работник ощущает себя в своем собственном "информационном пузыре" и не до конца понимает, как его деятельность связана с целями и задачами компании. Это может привести к эффекту "я здесь один работаю, а остальные заняты непонятно чем".

Интересный факт: американские эксперты по внутрикорпоративным коммуникациям подсчитали, что более 90% лояльности и удовлетворенности работников зависят от качества внутренней связи в компании. Отсутствие связи между работниками и отделами замедляет решение любых вопросов и может привести к конфликтам, недопониманию и внутреннему напряжению в коллективе.

Отлаженные коммуникации в коллективе необходимы всем организациям, независимо от их размера. Даже если это стартап, где заняты всего несколько человек, коммуникация должна быть находиться на высоком уровне. В таких компаниях обычно достаточно общего чата в мессенджере и регулярных планерок.

Крайне важны коммуникации в коллективе, где значительное количество сотрудников работает удаленно или "в полевых условиях". В такой ситуации необходимо уделить особое внимание горизонтальным коммуникациям.

Если корпоративные связи не развивать и не направлять, они будут развиваться сами по себе, но не факт, что именно в желательном направлении. Поэтому необходима постоянная работа по повышению качества внутренних коммуникаций.

Стратегия формирования единого информационного пространства может помочь повысить лояльность работников через внутренние коммуникации. Хотя внутренний и внешний PR имеют общие черты, эффективные методы компании в общении с внешним миром могут быть неэффективными, когда речь идет о взаимодействии с персоналом.

Следующие задачи могут стать частью стратегии формирования единого информационного пространства:

• Преодоление коммуникативных барьеров, как по вертикали, так и по горизонтали, чтобы можно было достичь взаимопонимания на всех уровнях.
• Получение обратной связи от персонала компании, показав каждому члену, что его мнение имеет значение и сотруднику предоставляются удобные инструменты для предоставления такой информации и быстрой обратной связи.
• Демонстрация готовности руководства к диалогу, а также создание положительного имиджа компании.
• Разъяснение корпоративной политики в области обучения и развития персонала.
• Формирование единых стандартов поведения в соответствии с корпоративным кодексом и этикой компании.

Одна из главных задач корпоративной коммуникации заключается в формировании людей, думающих вслед за компанией. Если такой подход не используется, возможны репутационные проблемы. Бывают критические моменты и конфликтные ситуации в работе любой организации, поэтому очень важно дать сотрудникам возможность обсудить их в узком кругу, не вынося сор из избы. Также важно предоставить руководству возможность обсудить острые моменты с работниками и предоставить им официальную версию событий, чтобы избежать распространения слухов и домыслов.

Так какие же инструменты могут быть использованы для решения всех этих задач?

Информационное обеспечение персонала является ключевым аспектом управления коммуникациями внутри организации. В целях обеспечения эффективных коммуникаций можно использовать различные инструменты, которые можно объединить в несколько типов.

Информационные инструменты направлены на информирование сотрудников о происходящих событиях в компании. Они включают в себя стенды с объявлениями, циркулярами и приказами, корпоративные журналы, газеты, порталы с систематизированной базой знаний и различные внутрикорпоративные рассылки.

Аналитические инструменты позволяют управлению компании понимать, чего хотят исполнители. Они включают формы для внесения рацпредложений и форумы на корпоративном сайте, системы анкетирования сотрудников, мониторинг персонала и многое другое.

Коммуникативные инструменты направлены на личное взаимодействие сотрудников, поскольку обмен рабочей информацией не всегда достаточен для построения крепкого коллектива. Они включают в себя корпоративные мероприятия и соревнования, а также различные тренинги и семинары.

Организационные инструменты используются для обеспечения успешной деятельности компании. Они включают проведение собраний, совещаний, планерок, а также выступления руководства и внедрение корпоративных стандартов.

Эти задачи можно решать по отдельности, но существуют инструменты, которые объединяют все функции коммуникаций внутри организации. Один из примеров таких инструментов - корпоративная социальная сеть.

Корпоративная соцсеть позволяет сотрудникам делиться новостями и проводить эффективную коммуникацию друг с другом. Она содержит групповые и личные чаты, позволяет объединяться по интересам и устраивать совместные мероприятия, а также получать консультации от других сотрудников в режиме реального времени. Кроме того, корпоративная соцсеть способствует личным связям между сотрудниками.

Корпоративные социальные сети становятся все более популярными, так как являются простыми, удобными и гибкими. Они заменяют традиционные корпоративные порталы и сайты, поскольку являются более понятными и знакомыми для пользователей.

Фото: freepik.com